Cómo convertir un evento corporativo nacional en una comunidad conectada

Cuando un evento que une a miles de colaboradores también debeguiar a cada uno…

Farmacias YZA es una cadena farmacéutica con presencia nacional, reconocida por su crecimiento dentro del sector salud y por ser parte de la red de empresas impulsadas por FEMSA. Como parte de su cultura interna, cada año organiza la RAF —Reunión Anual de Farmacias— un evento que reúne a colaboradores de todo el país para participar en conferencias, talleres y actividades de integración.

Aunque la RAF es una experiencia valiosa, también presenta desafíos: cada edición se realiza en una sede distinta, los asistentes llegan desde múltiples estados, la agenda es extensa y muchos colaboradores no conocen la ciudad anfitriona. Todo esto genera confusión, desorientación y la sensación de "perderse" parte del evento.

Con esto en mente surgió la oportunidad de acompañar a los asistentes con una herramienta digital que centralizara toda la información del evento, facilitara su navegación y fortaleciera el sentido de comunidad entre colaboradores. La meta era transformar la RAF en una experiencia conectada, práctica y memorable.

Que nadie se pierda el evento.

El objetivo principal fue diseñar una herramienta digital que ayudara a los asistentes a aprovechar al máximo el evento. La plataforma debía permitirles consultar un itinerario actualizado de conferencias y talleres, interactuar con los expositores mediante preguntas en tiempo real, conectarse con otros colaboradores y acceder a información útil como alojamiento, transporte, números de emergencia y contacto con el staff.

Un evento presencial con memoria digital.

La aplicación se concibió como un espacio centralizado para todo lo que el usuario necesita durante el evento. El eje principal fue un itinerario interactivo donde cada visitante podía ver horarios, salones, temas y detalles de las conferencias en tiempo real. Esta sección permitió que nadie se perdiera actividades importantes y ayudó a organizar la jornada de cada asistente.

Durante las conferencias, la plataforma permitía enviar preguntas a los ponentes y participar en dinámicas como encuestas o trivias. Esto convirtió las sesiones en experiencias más participativas e inmersivas. Para fortalecer el sentido de comunidad, se creó un espacio digital donde los asistentes podían compartir fotos, comentarios y publicaciones visibles para todos los colaboradores del evento. De esta manera se construyó un "micro–ecosistema social" propio de la RAF que fomentaba interacción y cercanía. Finalmente, se integró un módulo con información práctica del evento: alojamiento, transporte, ubicación de recintos, puntos clave en la ciudad sede, números de emergencia y contacto directo con el staff. Esta sección resultó especialmente útil para quienes viajaban desde otros estados.

Claridad sin saturación.

Uno de los retos principales fue diseñar una interfaz donde cada funcionalidad pudiera identificarse con claridad, sin saturar al usuario ni generar confusión. También era necesario mapear los momentos clave del evento para detectar dónde una herramienta digital podía agregar valor real. Además, la solución debía adaptarse a futuras RAF con sedes, contenidos y dinámicas diferentes, por lo que la arquitectura UX/UI debía ser flexible, modular y expandible.